Privacybeleid

1. Wie wij zijn

Koopscan (koopscan.com) is een AI-gestuurde tool voor de analyse van VvE-documenten voor appartementkopers in Nederland. Wij analyseren geüploade VvE-documenten en genereren een risicorapport.

Wij zijn gevestigd in Nederland en werken onder Nederlands en EU-recht, waaronder de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).

2. Welke gegevens wij verzamelen

Wij verzamelen alleen wat nodig is om de dienst te leveren:

• Documenten die je uploadt — splitsingsakte, MJOP, notulen, jaarrekening, huishoudelijk reglement.
• E-mailadres — als je dat opgeeft om je rapport te ontvangen of om contact te vragen.
• Basale gebruiksgegevens — paginaweergaven en sessiegegevens via geanonimiseerde analytics (zonder persoonlijke identificatie).

Wij verzamelen geen naam, betaalgegevens of andere persoonsgegevens, tenzij je die zelf uitdrukkelijk verstrekt.

3. Hoe wij je gegevens gebruiken

• Om je geüploade documenten te analyseren en een VvE-risicorapport te genereren.
• Om je je rapport te sturen als je een e-mailadres hebt opgegeven.
• Om het product te verbeteren op basis van geanonimiseerde gebruikspatronen.

Wij verkopen je gegevens niet. Wij gebruiken ze niet voor advertenties. Wij delen ze niet met derden, behalve zoals hieronder beschreven.

4. Omgang met documenten

Geüploade documenten worden verwerkt om je rapport te genereren. Ze worden:

• Verwerkt door onze AI-pipeline met behulp van externe AI-API-aanbieders.
• 30 dagen na het genereren van je rapport bewaard en daarna verwijderd.
• Niet gebruikt om AI-modellen te trainen.
• Niet gedeeld met andere gebruikers of derden, behalve voor zover nodig om de dienst te leveren.

5. Externe diensten

• AI-aanbieders — (bijv. Mistral) — uitsluitend EU-gehoste opties, alleen voor documentanalyse. Zij verwerken gegevens onder hun eigen AVG-conforme voorwaarden.
• Hostingprovider — infrastructuur in de EU.
• Analytics — geanonimiseerd, waar mogelijk zonder cookies.

6. Rechtsgrond (AVG)

• Uitvoering van een overeenkomst — om het rapport te leveren waar je om hebt gevraagd.
• Gerechtvaardigd belang — voor geanonimiseerde analytics om het product te verbeteren.
• Toestemming — waar je uitdrukkelijk je e-mailadres opgeeft.

7. Jouw rechten

Onder de AVG heb je het recht om:

• Inzage te krijgen in de persoonsgegevens die wij over je hebben.
• Correctie of verwijdering van je gegevens te vragen.
• Bezwaar te maken tegen verwerking of om beperking te vragen.
• Je toestemming op elk moment in te trekken (waar toestemming de grondslag is).
• Een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens: autoriteitpersoonsgegevens.nl

Neem contact met ons op via het onderstaande e-mailadres om deze rechten uit te oefenen.

8. Cookies

Wij gebruiken minimale cookies — vooral voor sessiebeheer en geanonimiseerde analytics. Geen advertentiecookies van derden. Je kunt cookies in je browser uitschakelen zonder de toegang tot de kerndienst te verliezen.

9. Bewaartermijn

Geüploade documenten worden alleen gebruikt voor jouw analyse en 30 dagen na het genereren van je rapport verwijderd, tenzij je eerder om verwijdering vraagt. E-mailadressen bewaren wij totdat je je afmeldt of om verwijdering vraagt.

10. Contact

11. Wijzigingen in dit beleid

Wij werken dit beleid bij zodra onze rechtspersoon is geregistreerd of wanneer onze gegevenspraktijk wezenlijk verandert. De datum bovenaan geeft de laatste update weer.